FAQ zum KI-gestützten Reporting

Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zum neuen KI-gestützten Reporting im onlyfy Bewerbungsmanager.
Die Inhalte helfen Ihnen beim Einstieg, bei der Migration und bei der optimalen Nutzung im Alltag.

Verständnis der Reporting-Logik

Welche Zeitpunkte werden im Reporting verwendet (z. B. Bewerbungsdatum vs. Statusänderung)?

Das Reporting basiert auf den im System hinterlegten Ereignissen entlang des Recruiting-Prozesses – z. B. Bewerbungseingang, Statuswechsel oder Einstellung.
Je nach KPI wird der jeweils relevante Zeitpunkt verwendet (z. B. Bewerbungseingang für Funnel-Analysen oder Statuswechsel für Prozesszeiten).

Wie werden zentrale KPIs wie „Time to hire“ genau berechnet?

„Time to hire“ beschreibt die durchschnittliche Zeitspanne von der Erstellung der Bewerbung bis zur Vergabe vom Status "Eingestellt" (Statusklassifikation).
Die Berechnung erfolgt automatisiert auf Basis der im System dokumentierten Prozessschritte und Zeitpunkte.

Kann man Definitionen von Kennzahlen individuell anpassen?

Einige Standard-KPIs (Time-to-1st-Interview, Time-to-Hire, Time-to-Reject) sind vorkonfiguriert. Mithilfe von Mira können individuelle KPIs definiert werden. Mithilfe von Filter und Drilldowns können Ansichten geschaffen werden, die als individuelle Kennzahlen abgespeichert werden können. Die Beschreibung der einzelnen Auswertungen kann im Bearbeitungsmodus der Pinboards angepasst werden.

Was ist der Unterschied zwischen „Quelle“ und „Akquisitionskanal“?

Manuelle Quellenangabe: Die Angaben, die Bewerbenden im Bewerbungsformular bzw. Rekruiter im Profil manuell machen können (Einstellungen > Bewerbungen > Bewerbergsquellen).
Akqusitionskanal: Verlässliche Tracking-Methode: Die Kanal-Information wird über den Bewerbungslink der veröffentlichten Anzeige geliefert. Z.B. bei einer Jobbörsenbuchung oder einem Tracking-Link werden in die Bewerbugslinks Informationen über den Job und den Kanal "hineinkodiert". Die Voraussetzung dafür ist, dass die Veröffentlichung aus onlyfy heraus stattfindet.

 

Reporting-Flexibilität & Analysemöglichkeiten

Können individuelle Berichte erstellt werden (wie im alten Tool)?

Ja. Neben vorkonfigurierten Dashboards können Sie eigene Analysen erstellen und speichern – z. B. auf Ihrem persönlichen oder Team-Pinboard.

Wie lassen sich Daten flexibel auswerten und vergleichen (z. B. Teams, Kanäle)?

Über Filter, Drilldowns (je nach Paket) und individuelle Analysen können Sie Daten gezielt vergleichen – z. B. nach Kanälen, Jobs oder Zeiträumen. Zusätzlich hilft Mira Werte schnell miteinander zu vergleichen.

Wie können spezifische Insights extrahiert werden (z. B. Absagegründe)?

Absagegründe, Funnel-Daten oder Kanal-Performance sind bereits in den Dashboards enthalten und können zusätzlich individuell analysiert werden. Die Exportmöglichkeiten gibt es pro Dashboard und pro Einzelauswertung. Menü > Herunterladen (PDF, Excel).

Wie lassen sich Duplikate oder inkonsistente Daten vermeiden?

Durch saubere Datenpflege im Prozess (z. B. klare Statusdefinitionen, konsistente Nutzung von Quellen). Das Reporting bildet die vorhandenen Daten ab – es „bereinigt“ sie nicht automatisch.
Außerdem können Sie Negativfilter verwenden um z.B. Pool-Jobs oder Tests auszufiltern.

 

Vergleich Alt vs. Neu

Wo finde ich bisherige Reports und Dashboards?

Das bisherige Reporting ist weiterhin verfügbar im Tab "individuelle Berichte" und läuft bis zum Ende des Jahres parallel.

Warum weichen neue Reports von alten Auswertungen ab?

Das neue Reporting basiert auf einer aktualisierten Datenlogik und einheitlichen KPI-Definitionen.
Dadurch kann es zu Abweichungen kommen – bietet aber eine konsistentere und zukunftsfähige Grundlage.

Typischerweise gibt es zwei Gründe dafür:

1. Die Daten im neuen Reporting sind bis zu 24 Stunden alt (werden jeden Tag in der Nacht aktualisiert). Die Auswertungen für "heute" sind nicht möglich. 
2. Die neuen Filterkombinationen (insb. Zeitfilter) müssen kontrolliert werden.

Gerne können Sie uns Beispiele weiterleiten in konkreten Fälle, sodass wir diese prüfen können.

Gibt es funktionale Unterschiede oder Versionen?

Es gibt keine Versionierung. Der Funktionsumfang variiert jedoch je nach onlyfy Paket. Alle Details zum Funktionsumfang je Paket hier.

 

KI & Mira – Funktionsumfang

Welche Daten kann Mira aktuell auswerten (z. B. auch Freitext)?

Aktuell können die strukturierten Daten und Attribute analysiert werden (Bewerbungen, Jobs, Kandidat·innen). Die Zusatzdatenfelder vom Auswahltyp können analysiert werden. Die weiteren Typen der Zusatzdatenfelder werden demnächst zur Verfügung gestellt.

Können Analysen oder Fragen gespeichert und wiederverwendet werden?

Ja, alle von Mira angefertigten Analysen können über "Pinnen" in Ihrem oder Team-Pinboard gespeichert werden. Die Chat-Historie mit Mira ist für die letzten 7 Tage verfügbar.

Ist das Reporting auch ohne KI vollständig nutzbar?

Ja. Das Reporting funktioniert auch ohne KI.
Mira ist ein optionaler Zusatz für schnellere Analysen.

Welche weiteren KI-Anwendungsfälle sind geplant (z. B. Screening)?

Der Fokus liegt aktuell auf Reporting und Analyse. Gleichzeitig entwickeln wir weitere KI-Anwendungsfälle kontinuierlich weiter.
Ein konkretes Beispiel:
Demnächst werden KI-gestützte Zusammenfassungen von Bewerbungen verfügbar sein. Damit erhalten Sie schneller einen strukturierten Überblick über relevante Inhalte – und können fundierter entscheiden, ohne jede Bewerbung im Detail lesen zu müssen.
Weitere Einsatzbereiche werden fortlaufend geprüft und ausgebaut.

 

Setup, Logik & Datenstruktur

Wie müssen Prozesse oder Status definiert sein, damit sie im Reporting korrekt erscheinen?

Wichtig ist eine konsistente Nutzung Ihrer Prozessschritte (z. B. klare Interview-Status).
Nur korrekt gepflegte Daten können korrekt ausgewertet werden.
 

[tipp]

1. Interviews, Absagen, Absagen durch Kandidat·in, Einstellungen klassifizieren.
2. Status-Loops vermeiden, lineare Prozesse sind einfacher auszuwerten.
3. Absagegründe konsistent (als Pflichtangabe) dokumentieren.

[/tipp]

Customer Success kann bei der Review Ihrer Rekruiting-Prozesse unterstützen.

Welche Logik nutzt onlyfy, um Prozessschritte (z. B. Interviews) zu erkennen?

Konkret bei den Prozessschritten schaut das Datenmodell auf die Klassifizierungen der Bewerbungsstatus (EINGESTELLT, 1.INTERVIEW, ABSAGE, ABSAGE DURCH KANDIDAT·IN) innerhalb des Rekruiting-Prozesses.

 

Performance & Systemverhalten

Gibt es konkrete Optimierungen?

Ja – die Weiterentwicklung des Reportings ist ein laufender Prozess, inkl. Performance- und Ladezeiten-Verbesserungen.

 

Features & Funktionsumfang im Alltag

Welche Funktionen sind verfügbar (z. B. Alarme, Export, Filter)?

Je nach Paket stehen u. a. zur Verfügung:

• Filter und Exporte (PDF, CSV, XLSX)
• gespeicherte Ansichten
• KPI-Alarme und Zeitpläne (höhere Pakete)

Alle Details zum Funktionsumfang je Paket hier.

Gibt es Einschränkungen bei Zugriffen oder Rollen?

Ja. Rechte (z. B. Zugriff auf KI, Reports oder Pinboards) werden über Rollen und Berechtigungen gesteuert.

Grundsätzlich gilt:
Zugriffe können individuell nach Rollen wie Admin, Recruiter, Fachabteilung und Interviewer gesteuert werden.

Konkrete Berechtigungen im Reporting:
- Reports verwalten (erstellen, bearbeiten, teilen)
- Team-Pinboards sehen (wenn geteilt)
- KI-Assistentin im Reporting nutzen (Die Nutzung der KI muss initial durch Administrator·innen unter Einstellungen > KI-Funktionen aktiviert werden.)

Team-Pinboards:
- Können von Nutzer·innen mit Editierrechten erstellt werden
- Können mit anderen geteilt werden. Voraussetzung für Zugriff ist mindestens Leseberechtigung.

So können Sie sehr granular steuern, wer Reports nur einsehen oder aktiv damit arbeiten und KI nutzen darf.

Wie funktionieren zentrale Features wie Benachrichtigungen oder Filter konkret?

Filter
Filter helfen Ihnen, Ihre Daten gezielt zu analysieren – und lassen sich sehr flexibel einsetzen:

• Filter auf Dashboard-Ebene: Filterkombinationen können auf das gesamte Dashboard angewendet werden.
• Filter speichern: Häufig genutzte Filterkombinationen lassen sich als eigene Filteransichten speichern.
• Direkt aus Auswertungen filtern: Über Rechtsklick auf einzelne Werte können Sie direkt darauf filtern („Filter anwenden“).

[tipp]

1. Zeitfilter als fester Zeitraum oder rollierend (z. B. letzte 30 Tage) setzen
2. Negativfilter nutzen, um bestimmte Werte gezielt auszuschließen

[/tipp]

Benachrichtigungen & Zeitpläne

• Zeitpläne (Dashboard-Versand): Sie können komplette Dashboards automatisiert als PDF versenden – an interne Nutzer·innen oder externe E-Mail-Adressen. Der Versand erfolgt nach einem definierten Zeitplan.
  Beispiel: Quartalsweiser Versand eines Dashboards an Gleichstellungsbeauftragte mit Kennzahlen zu Bewerbungen, Interviews, Absagen und Einstellungen nach Geschlecht.
• KPI-Alarme: Lassen Sie sich automatisch über relevante Entwicklungen oder Auffälligkeiten informieren.

Beispiele:

• Time-to-hire überschreitet definierte Zielwerte
• Weniger Bewerbungen als üblich gehen ein
• Entwicklung der Bewerbungen über einen bestimmten Kanal

So behalten Sie Ihre wichtigsten Kennzahlen im Blick – ohne aktiv nachsehen zu müssen.

 

Support & Enablement

Wo erhalten Nutzer·innen Unterstützung bei Fragen oder Problemen?

Alle Details zum KI-gestützten Reporting finden Sie in dieser Hilfe-Center Dokumentation. 

Das onlyfy Customer Success Team steht Ihnen ebenfalls gerne zur Verfügung. Buchen Sie gerne direkt einen Termin.

Außerdem finden Sie In-Product-Hinweise und Dokumentation direkt in Ihrem onlyfy Bewerbungsmanager. 

Gibt es Materialien im Nachgang (Aufzeichnung, Präsentation)?

Im E-Learning Portal finden Sie eine Aufzeichnung des Webinars zum KI-gestützten Reportings. 

Wie gelingt der Einstieg in eigene Analysen?

Am besten starten Sie mit den vorkonfigurierten Dashboards. Diese geben Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre wichtigsten KPIs. Anschließend können Sie diese flexibel erweitern – z. B. durch eigene Analysen oder gezielte Fragen an Mira.

[hint]

Wenn Sie strukturierter starten möchten, unterstützen wir Sie auch aktiv beim Setup:

Onboarding Paket „Klein“ | 1.000 €

• Migration von bis zu 5 Team-Pinboards (mit jeweils bis zu 10 Analysen)*
• Gemeinsame Abnahme & Qualitätssicherung

Onboarding Paket „Groß“ | 2.500 €

• Definition Ihrer zukünftigen Reporting-Struktur & Priorisierung relevanter Inhalte 
• Migration von bis zu 10 Team-Pinboards (mit jeweils bis zu 10 Analysen)* 
• Gemeinsame Abnahme & Qualitätssicherung 
• Produkteinschulung für Ihre Teams (~1h) 

[/hint]

*   Anzahl verfügbarer Team-Pinboards abhängig vom gebuchten Paket. Pro: max. 5 Team-Pinboards; Ultimate: max. 15 Team-Pinboards

So wählen Sie den Einstieg, der am besten zu Ihren Ressourcen und Ihrem Bedarf passt – flexibel oder mit strukturierter Begleitung.

 

Vorteile des neuen Reportings

Was sind die konkreten Vorteile des neuen Reportings gegenüber dem bisherigen Tool?

Mehr Geschwindigkeit & weniger Aufwand

• Schnellere Insights: Antworten in Sekunden statt manueller Auswertung
• Weniger Aufwand: Analysen per Frage statt aufwendigem Report-Bau – dank KI-Assistentin Mira

Mehr Übersicht & bessere Entscheidungen

• Mehr Übersicht: Kuratierte Dashboards für zentrale KPIs
• Bessere Entscheidungen: Zusammenhänge werden direkt sichtbar

Mehr Flexibilität in der Analyse

• Mehr Flexibilität: Eigene Analysen und Team-Dashboards möglich
• Dashboard-weite Filter: Filterkombinationen auf das gesamte Dashboard anwenden
• Gespeicherte Filteransichten: Häufig genutzte Filter jederzeit wiederverwenden

Konkrete neue Funktionen im Überblick

• KI-Assistentin Mira: Unterstützung bei Auswertungen, Recherche und datenbasierten Empfehlungen
• Erweitertes Dashboard-Design: Tabs, Notizen, Gruppierungen und individuelle Farben
• Automatisierte Exporte: Dashboards nach Zeitplan als PDF versenden
• KPI-Alarme: Automatische Benachrichtigungen bei Auffälligkeiten oder Zielabweichungen
• Granulare Berechtigungen: Klare Trennung zwischen Editor- und Leserechten für Berechtigungsgruppen