Was kann das KI-Reporting-Tool?
Das neue onlyfy KI‑Reporting‑Tool hilft Ihnen dabei, Recruiting-Daten schnell und einfach in aussagekräftige Einblicke zu verwandeln.
Hauptfunktionen
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Reporting-Bibliothek: Vier kuratierte Dashboards, die kontinuierlich von onlyfy erweitert werden. Jedes Dashboard enthält KPIs und Analysen, die Ihre Recruiting-Prozesse anschaulich darstellen.
- Bewerbungen: Kennzahlen zum Bewerbungsfunnel (Neue Bewerbungen, Interviews, Einstellungen, Absagen, Bewerbungseingänge pro Job und Wochentag, Time-to-Interview/Reject/Hire, Absagegründe)
- Jobs: Ihr Recruiting-Portfolio in Übersicht (Aktive und archivierte Jobs, aktive Jobs nach Recruiter-Team, Institution, Hauptkontakt, Branche, Senilität, Tätigkeitsbereich)
- Sourcing: Effizienz der Marketingkanäle (Bewerbungen und Einstellungen nach Akqusitionskanal, Anzeigenaufrufe und Bewerben-Button Klicks auf onlyfy's Karriereseite, letzten Jobbörsenbuchungen)
- Kandidat·innen: Überblick über Ihren Talentpool (aktive Kandidat·innenprofile, nach Tag, Ort, Geschlecht, Systemsprache)
- Mira – die KI-Assistentin: Analysiert Ihre Recruiting-Zahlen und gibt Handlungsempfehlungen.
- Individuelle Auswertungen: Eigene Analysen erstellen und auf Ihrem Pinboard (persönlicher Schnellzugriff) oder Team Pinboard (geteilt mit Kolleg·innen) speichern.
[tipp]
Ihr bisheriges Reporting bleibt vorerst erhalten und läuft parallel weiter.
Die bisherigen Tools – Berichtskonfigurator und Systemberichte – werden bis Ende 2026 schrittweise abgelöst und können auf Wunsch jederzeit deaktiviert werden.
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Einstellungen & Berechtigungen
Reports-Berechtigungen
- Die Nutzer mit Berechtigung "können Reports verwalten: Berichte und Analysen anlegen, editieren und teilen." können auf die neuen KI-Reports zugreifen.
- Nutzer ohne diese Berechtigung bekommen Zugriff nur auf die mit ihnen geteilten Team-Pinboards.
KI-Funktion
- Opt-In Ansatz: Die KI-Funktion ist initial deaktiviert und muss von Admins aktiviert werden. Einstellungen > KI-Funktionen > "Mira fragen" in Reports.
- Zugriffsberechtigung auf Nutzerebene: Alsbald die KI-Funktion in Reports aktiviert ist, können Admins weiteren Berechtigungsgruppen (Recruiter, Hiring Manager, Other) Zugriff auf die KI-Funktion in Reports geben. Einstellungen > Zugriffsverwaltung > Berechtigungsgruppen > Bearbeiten > Zugriff > Berichte > können KI-Assistentin in Report nutzen
Video-Einführung in Set-Up und Einstellungen
Arbeiten mit vorkuratierten Dashboards
[tipp]
Die Datenaktualisierung erfolgt einmal täglich nachts. Daten sind bis zu 24 Stunden alt. Keine Auswertungen für den aktuellen Tag möglich.
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Video-Einführungen in die vier kuratierten Dashboards - Bewerbungen, Jobs, Sourcing und Kandidat·innen:
Menüfunktionen
| PDF herunterladen | Gesamtes Dashboard als PDF exportieren |
| Präsentieren | Vollbildmodus für Präsentationen/Meetings |
| Zeitplan (onlyfy Ultimate) | Dashboard-Inhalte nach festem Zeitplan per E-Mail versenden (PDF, CSV oder Excel) |
Video-Einführung in Zeitpläne:
Filter
Filter gelten für alle Analysen im Dashboard.
Filteransichten speichern & teilen
Die Filterkombinationen können als wiederverwendbare Ansichten gespeichert werden. In Team-Pinboards können die Filteransichten mit Nutzern mit Zugriff geteilt werden.
- Filter einstellen
- Ansicht speichern
- Ansicht benennen
Video-Einführung in Filter:
Arbeiten mit Analysen
Analyse-Menü
| KPI-Alarm | Warnmeldungen zur gewählten Analyse einrichten. Nur für KPI-Analysen (Zahlen) verfügbar. |
| Mira fragen | Eine Frage an Mira zur gewählten Analyse stellen |
| Bearbeiten und Pinnen | Detailansicht ansehen, Titel bearbeiten & im Pinboard speichern |
| Herunterladen | PDF, CSV oder Excel |
| Präsentieren | Vollbildmodus starten |
| Verwalten von Warnmeldungen | KPI-Alarme bearbeiten/löschen |
KPI-Alarm einrichten (onlyfy Ultimate)
Benachrichtigt Sie, wenn ein KPI einen definierten Grenzwert erreicht oder überschreitet.
Beispiele: „Time-to-Hire“ ist höher als Zielwert, regelmäßige Updates über Bewerbungseingänge.
So geht‘s:
- KPI-Analyse auswählen (Mauszeiger über KPI)
- „Alarm erstellen“ klicken
- Alarmtyp wählen
- Titel, Zeitplan, Benachrichtigungstext, Empfänger festlegen
- Speichern
- Verwalten von Warnmeldungen → Im Menü der Analyse
Video-Einführung in Alarme:
Mit Mira interagieren
Mira beantwortet Fragen im Kontext der ausgewählten Analyse.
So starten Sie:
- Cursor über die gewünschte Analyse bewegen
- Buttons werden eingeblendet
- „Mira fragen“ klicken
- Frage eintippen
Bearbeiten und Pinnen
Speichern Sie die gewünschten Analysen aus der Report-Bibliothek in Ihrem Pinboard.
So geht's:
- Analyse auswählen und sicherstellen, dass die gewünschten Filtern angewendet sind.
- Analyse-Menü → Bearbeiten und Pinnen.
- Detailansicht kontrollieren → Pinnen.
- Titel und Beschreibung der Analyse anpassen.
- Pinboard auswählen.
- Speichern.
Video-Einführung in Pinnen von Analysen:
Analyse: Datensatz-Menü (onlyfy Ultimate)
In Diagrammen können zusätzliche Filter und Drilldowns auf die gewählten Datensätze angewendet werden.
| Filter | Dashboard auf gewählten Datensatz einschränken |
| Drilldown | Analyse auf eine zusätzliche Dimension erweitern |
Beispiel: Analyse "Bewerbungseingänge pro Job" > Rechtsklick auf den Job z.B. "Marketing Manager" > Filter > Das gesamte Dashboard wird auf den Jon "Marketing Manager" gefiltert UND/ODER Rechtsklick > Drilldown "Akqusitionskanal" > Bewerbungen für den Job "Marketing Manager" nach Akqusitionskanal.
Team Pinboards
Berechtigungen
Erstellen: Admins können neue Team-Pinboards erstellen, editieren, löschen
Teilen: Admins können Team-Pinboards mit weiteren Nutzer·innen zum Lesen oder Bearbeiten teilen.
Erweitern: Wenn ein·e Nutzer·in das Team-Pinboard bearbeiten darf, darf sie u.a. auch weitere Analysen zum Pinboard hinzufügen
Team-Pinboard bearbeiten
| Hinweis | Freitext, Links, Trennlinien |
| Registerkarte | Inhalte thematisch strukturieren |
| Analyse > Größe der Kachel | Über Menü oder per Drag & Drop |
| Analyse > Zur Registerkarte verschieben | Zu einer anderen Registerkarte verschieben (sofern angelegt) |
| Analyse > Löschen | Analyse löschen |
| Analysen anordnen | Analysen im Pinboard per Drag & Drop anordnen |
Filter im Team Pinboard konfigurieren
Team Pinboard > Editieren > Filter. Wir empfehlen diese Standard-Optionen zu verweden: Job Title, Recruiter Team, Institution, Date, Main Contact, Job City, Hiring Process.
Video-Einführung in das Teilen von Team-Pinboards:
Analysen Editieren
Die gepinnten Auswertungen in Pinboards können von Benutzer·innen mit Berechtigung editiert werden.
Pinboard > Auswertung > Menü > Editieren > Visualisierung anpassen.
Pinboard > Bearbeiten > Auswertung > Editieren > Visualisierung anpassen.
Mein Pinboard
Persönlicher Bereich für Ihre wichtigsten Analysen – nur für Sie sichtbar.
Video-Einführung in das Individualisieren von Pinboards:
Mira – Ihre KI-Reporting-Assistentin
"Mira fragen" Buttons
Hauptmenü links: Starten Sie einen Chat mit Mira zu einem beliebigen Recruiting KPI.
Analyse-Menü: Starten Sie einen Chat mit Mira zur gewählten Auswertung.
Was Mira für Sie tun kann:
- Datenauswertungen bereitstellen (z.B. "Einstellungen in 2025")
- Handlungsempfehlungen geben (
- Auf einfache und komplexe Fragen reagieren
Beispielfragen
- Ad hoc Auswertungen: „Wie viele Einstellungen gab es im Januar 2026?“ / „Zeige mir alle derzeit offenen Stellen von [Hauptkontakt]“. / „Bewerbungen und Einstellungen im [Zeitraum] pro [Recruiter-Team, Institution, Branche, Fachbereich, …] / „Anzahl Bewerbungen im Status X“
- Marketingkanäle: „Was ist der stärkste Akquisitionskanal?“ / „Top 5 Akquisitionskanäle“ / „Über welchen Kanal kamen die meisten Einstellungen in 2025?“ / „Wie viele Einstellungen gab es über XING/Stepstone/Indeed/karriere.at/… in 2025?“.
- Bewerbungs-Funnel: „Zeige den Bewerbungsfunnel für Job X“.
- Recruiting-Effizienz: „Wie viel Zeit vergeht von der Bewerbungserstellung bis hin zur Einstellung im Durchschnitt (Time-to-Hire)“? /
- Analysen filtern und visualisieren (z.B. den Zeitraum ändern lassen, Diagrammtyp festlegen): „Zeige die Bewerbungseingänge für 2025 gruppiert nach Quartal / Monat / Woche“ / „Visualisiere mit Balken-Diagramm“.
- Vorhersagen / Empfehlungen: „Wie viele Bewerbungen brauche ich, um eine Einstellung für Position „Senior Online Marketing Manager“ zu sichern?“ / „Wo kann ich die Position „Lagermitarbeiter“ bewerben, um schnellstmöglich einzustellen?“ / „Wie viele Interviews brauchen wir im Durchschnitt für eine Einstellung in Entwickler-Stellen?“(Tipp: präzisieren mit „Jobtitel enthält ‚Engineer‘“ oder Fachbereich „IT“) / „Zeige Entwickler-Stellen mit weniger als X Bewerbungen.“„Welcher Akquisitionskanal bringt mehr Bewerbungen für diese Stellen?“
Feedback geben
- Antworten mit Daumen hoch/runter bewerten. Ihr Feedback hilft uns Mira zu optimieren.
- Falsche Antworten korrigieren oder alternative Auswertungen vorschlagen-
- Definieren, wie Mira mit Ihnen kommunizieren soll. Zum Beispiel:
- Rollenbasiert kommunizieren: Mira kann gebeten werden, eine bestimmte Persona einzunehmen (z. B. Head of HR, Recruiting Consultant) und entsprechend aus dieser Perspektive zu argumentieren.
- Ton und Stil festlegen: z. B. kurz und prägnant, beratend und ausführlich
- Detailtiefe steuern: kompakte Zusammenfassungen oder tiefgehende Analysen mit Begründungen.
Video-Einführungen in Analysen mit der KI-Assistentin Mira:
Funktionsumfang Ihres onlyfy Pakets
>>> Alle Details zum Funktionsumfang je Paket hier
KI & Datenschutz
Alle Details zur Datenverarbeitung und der Nutzung von KI in Reports finden Sie in Ihrem onlyfy Account unter Einstellungen > KI-Funktionen > KI-Nutzung, Datenverarbeitung und Governance.
FAQ zum KI-gestützten Reporting
>>> Weitere Informationen finden Sie in diesem FAQ Dokument