Der Bewerbungsmanager bietet umfangreiche Integrationsmöglichkeiten für Kalender um Ihnen zu ermöglichen, Vorstellungsgespräche mit Kandidat·innen noch einfacher zu planen.
1. Externe Kalender integrieren
Um eine Integration mit allen wichtigen Kalenderlösungen zu ermöglichen, haben wir uns für eine Partnerschaft mit dem Technologie-Anbieter Cronofy entschieden. Mit diesem Feature können Sie nicht nur ganz einfach Termine mit Kandidat·innen vereinbaren, sondern gleichzeitig die Verfügbarkeit von Kolleg·innen und freien Räumen prüfen.
Alle personenbezogenen Daten werden auf den Servern von Cronofy innerhalb der EU gespeichert und bei Bedarf über einen verschlüsselten REST-API-Kanal von onlyfy angefordert. Weitere Informationen zum Thema Sicherheit finden Sie im „Cronofy Security Whitepaper“. Sowohl onlyfy, als auch Cronofy agieren als Daten-Verarbeiter und unterhalten Verträge gemäß der DSGVO.
Um Ihren Kalender mit dem Bewerbungsmanager zu verknüpfen, können Sie zwischen zwei Möglichkeiten wählen:
2. Business Connect
Mit Business Connect erhält der Bewerbungsmanager die Berechtigung zum Zugriff auf externe Kalender unserer Nutzer·innen. Jede Person autorisiert einzeln den Zugriff auf den eigenen Kalender oder einen Kalender, der bereits über die erforderlichen Berechtigungen für den Zugriff auf den eigenen Kalender verfügt. Dies regelt jede Organisation unterschiedlich. Wenn Sie beispielsweise auch auf die Kalender Ihrer Kolleg·innen zugreifen können, dann erhalten Sie diesen Zugriff auch durch den Bewerbungsmanager via Cronofy.
Sie haben folgende zwei Möglichkeiten, Business Connect einzurichten:
- Verbindung mit Ihrem eigenen Kalender: Hier müssen Sie bereits vorab sicherstellen, dass Sie über die Berechtigungen jener Personen verfügen, auf deren Kalenderinformation Sie zugreifen möchten.
- Verbindung mit einem allgemeineren Hauptkonto: Hier verwalten Sie einen einzelnen Kalender innerhalb Ihres Unternehmens, welcher über die erforderlichen Berechtigungen zum Anzeigen der Kalenderinformationen der betreffenden Personen verfügt.
Weitere technische Informationen zu Business Connect finden Sie in der Dokumentation von Cronofy.
2.1 Integration aktivieren
Aktivieren Sie die Integration, indem Sie auf „Einstellungen“ (1) > „Integration“ (2) > „Kalender“ (3) gehen und auf „Business Connect aktivieren“ (4) klicken.
Sie können die Integration jederzeit wieder deaktivieren, indem Sie auf „Integration zurücksetzen“ klicken.
2.2 Konto mit Microsoft Exchange / Outlook / Office / Google Workspace / Apple Mail verknüpfen
Innerhalb vom Bewerbungsmanager gibt es zwei Stellen, an denen eine Verbindung zu Ihrem eigenen Kalender (oder dem allgemeinen Hauptkonto), eingerichtet werden kann:
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In Ihrem Profil: Klicken Sie auf Ihr Profilbild (1) und wählen „Mein Profil“ (2) aus. Im Abschnitt „Einstellungen“ > „Verbindung wird hergestellt“ (3) finden Sie die Schaltfläche zum Kalender verknüpfen (4), mit der Sie Ihren Kalender integrieren können.
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In einer Termineinladung: Als zweite Möglichkeit wird bei der Erstellung eines neuen Termins ein Informationsfeld mit der Option „Kalender verknüpfen“ angezeigt.
Wenn Sie auf die Schaltfläche „Verknüpfen“ klicken, gelangen Sie zu einer Auswahl von Anbietern. Wählen Sie den Anbieter, bei dem Sie Ihren externen Kalender hosten und geben Sie die erforderlichen Anmeldedaten ein, die im Formular abgefragt werden.
3. Enterprise Connect
Die zweite Möglichkeit, um die Zugriffsberechtigung auf externe Kalender der Nutzer·innen zu erhalten, ist Enterprise Connect. Hierbei muss nicht jede·r Nutzer·in einzeln die Zugriffsberechtigung erteilen, stattdessen wird ein „Service Account“ auf Organisationsebene verwendet, um den autorisierten Zugriff auf die Kalender einer bestimmten Anzahl von Nutzer·innen zu delegieren.
Durch Enterprise Connect kann die Kalenderintegration Ihres Unternehmens zentral von Ihrem IT-Admin gesteuert werden. Bitte beachten Sie, dass Cronofy auf alle Kalenderinformationen Ihres Unternehmens zugreifen und diese verarbeiten muss, auch wenn Sie nur den Zugriff auf einen Teil der Kalender verwalten möchten.
Hier finden Sie weitere Informationen zu Enterprise Connect:
3.1 Konfiguration für Microsoft Exchange
3.1.1 Rolle einrichten
Erstellen Sie zunächst einen Benutzer mit der Rolle „ApplicationImpersonation“. Weitere Einzelheiten dazu finden Sie in der Anleitung von Microsoft.
Diese Rolle wird verwendet, um den Zugang zu den externen Kalendern über Cronofy entweder für eine Untergruppe von Benutzer·innen oder für die gesamte Organisation zu delegieren.
3.1.2 Mit Microsoft Exchange verbinden
Aktivieren Sie die Integration, indem Sie auf „Einstellungen“ (1) > „Integration“ (2) > „Kalender“ (3) > „Enterprise Connect“ (4) > „Microsoft“ (5) gehen und auf „Exchange integrieren“ (6) klicken.
3.1.3 Konto verknüpfen
Geben Sie die erforderlichen Anmeldedaten ein und klicken Sie auf „Exchange-Konto verknüpfen“.
3.2 Konfiguration für Microsoft Office 365
3.2.1 Rolle einrichten
Erstellen Sie zunächst einen Benutzer mit der Rolle „ApplicationImpersonation“. Weitere Einzelheiten dazu finden Sie in der Anleitung von Microsoft.
Diese Rolle wird verwendet, um den Zugang zu den externen Kalendern über Cronofy entweder für eine Untergruppe von Benutzer·innen oder für die gesamte Organisation zu delegieren.
3.2.2 Mit Microsoft Office 365 verbinden
Aktivieren Sie die Integration, indem Sie auf „Einstellungen“ (1) > „Integration“ (2) > „Kalender“ (3) > „Enterprise Connect“ (4) > „Microsoft“ (5) gehen und auf „Office365 integrieren“ (6) klicken.
3.2.3 Konto verknüpfen
Geben Sie die erforderlichen Anmeldedaten ein und klicken Sie auf „Office-365-Konto verknüpfen“.
3.3 Konfiguration für Google Workspace (ehemals G Suite)
3.3.1 Cronofy Applikation für Google Workspace einrichten
Um den Zugang zu den von Google gehosteten Kalendern zu konfigurieren, muss ein Admin Ihrer Google Workspace-Domäne zunächst die Cronofy-Anwendung für Google installieren. Unter diesem Link finden Sie Anwendung. Bitte beachten Sie, dass nur Admins die App installieren können.
3.3.2 Mit Google Workspace verbinden
Aktivieren Sie die Integration, indem Sie auf „Einstellungen“ (1) > „Integration“ (2) > „Kalender“ (3) > „Enterprise Connect“ (4) > „Google“ (5) gehen und auf „G-Suite integrieren“ (6) klicken.
3.3.3 Konto verknüpfen
Geben Sie die erforderlichen Anmeldedaten ein und klicken Sie auf „Google Workspace Domain verknüpfen“.