Wir unterstützen Sie dabei, Ihren Recruiting-Prozess DSGVO-konform zu gestalten. Diese Informationen gelten für onlyfy Bewerbungsmanager Kund·innen und beziehen sich auf die gemeinsame Verarbeitung innerhalb des Unternehmenskontos eines Kunden·einer Kundin.
Die Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit finden Sie als Teil B der onlyfy AGB.
Wie verwalten Sie die Bewerber·innen-Daten in Ihrem Unternehmenskonto DSGVO-konform?
So bilden Sie die wichtigsten DSGVO-Grundsätze in Ihrem Recruiting Prozess mit dem onlyfy Bewerbungsmanager ab.
Speicherbegrenzung
Die Speicherfrist für personenbezogene Daten sollte auf das erforderliche Mindestmaß beschränkt werden und mit der Erfüllung des Zwecks der Datenspeicherung erlöschen. Die Speicherfrist ist auf 12 Monate begrenzt, wir empfehlen jedoch eine Einstellung von 6 bzw. 7 Monaten. Eine Deaktivierung der Löschung nach den eingestellten Fristen ist nicht möglich.
Innerhalb Ihres Unternehmenskontos haben Sie die Möglichkeit im Einstellungsbereich „Datenschutz“ die Einstellungen bezüglich Ihrer Kandidat·innen abzubilden.
Löschfunktion bei Bewerbung auf eine konkrete Stellenausschreibung
Genau heißt das, wenn eine Bewerbung einen Status, wie beispielsweise „Eingestellt“, „Absage erteilt“ oder „Absage durch Kandidaten·Kandidatin“ bekommen hat, soll der·die Kandidat·in im Unternehmenskonto nach der individuell festgelegten Löschfrist gelöscht werden. Bei einem abgeschlossenen Bewerbungsstatus wird das Datum, an dem der Status gesetzt wurde, zur Berechnung des Entfernungsdatums verwendet.
Für Kandidat·innen-Profile, die keinen dieser Status erhalten haben, beginnt die Löschfrist nach der letzten Änderung im Profil zu laufen. Welche Änderungen sind das genau?
- Bewerber:in sendet einen Fragebogen ab
- Bewerber:in sendet eine Nachricht
- Recruiter:in sendet eine Nachricht
- Recruiter:in sendet eine Termineinladung
- Recruiter:in sendet einen Fragebogen
- Recruiter:in sendet eine Einladung, sich auf eine andere Stelle zu bewerben
- Recruiter:in weist dem/der Bewerber:in eine neue Stelle zu, wodurch eine neue Bewerbung erstellt wird
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Sie möchten gute Kandidat·innen nicht aus den Augen verlieren und bei weiteren passenden Jobangeboten von Ihrem Unternehmen kontaktieren dürfen?
Aktivieren Sie die Benachrichtigungsmail an Kandidat·innen zwei Wochen vor der Löschfrist. Mit dieser E-Mail kann der·die Kandidat·in einer längeren Datenspeicherung für Ihr Unternehmen zustimmen oder wenn keine aktive Bewerbung besteht, auch seine Daten direkt löschen. Alternativ können Sie diese Einladung vereinzelt an gewünschte Kandidat·innen direkt im Kandidat·innen-Profil verschicken, oder auch an mehrere Kandidat·innen in der Kandidat·innenliste gleichzeitig senden.
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Speicherung der Daten für potentielle Stellenangebote
Möchten Sie Kandidat·innen nicht in Bezug auf eine konkrete Bewerbung, sondern als Talente für potentielle Job-Angebote für Ihr Unternehmen behalten, müssen Sie eine Frist für die Datenspeicherung festlegen. Hierzu haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Aktivieren Sie die Checkbox für die längere Datenspeicherung in Ihrem Bewerbungsprozess.
- Legen Sie den Zeitraum für die längere Datenspeicherung fest.
- Aktivieren Sie die Benachrichtigungsmail an Kandidat·innen zwei Wochen vor der Löschfrist. Alternativ können Sie bestimmten Kandidat·innen vereinzelt eine längere Datenspeicherung anbieten, indem Sie die entsprechende Funktion im Kandidat·innen-Profil nutzen.
Datenminimierung
Bestimmen Sie, welche Daten für den Recruiting-Prozess erforderlich sind und bauen Sie Ihre Bewerbungsformulare entsprechend auf. Fragen Sie nur die Daten ab, welche für die Stelle eine unbestrittene Relevanz haben. Den Bewerbungsprozess können Sie unter „Einstellungen“ > „Bewerbungen“ > „Bewerbungsprozess“ definieren.
Transparenz
- Jeder Ihrer Kandidat·innen hat stets die Möglichkeit die gespeicherten Bewerbungsdaten für Ihr Unternehmen im Benutzer·innen-Profil anzusehen und zu editieren.
- Um einen Kandidaten oder einer Kandidatin eine Auskunft über, die in Ihrem Unternehmenskonto gespeicherten personenbezogenen Daten zu geben, nutzen Sie im Kandidat·innen-Profil die Download-Funktion „Herunterladen“. Anschließend können Sie die Datei an Ihre Kandidat·innen weiterleiten. Die Datenauskunft kann von Bewerbenden auch selbst generiert werden. Dafür muss im Kandidatencenter im Bereich „Herunterladen“ auf „Persönliche Daten herunterladen“ geklickt werden.
- Informationen bezüglich Datenschutzerklärung/Datenschutzhinweis für Kandidat·innen finden Sie in diesem Artikel unter dem Punkt "Datenschutzhinweis und -erklärung für Kandidat·innen & Datenschutzkontakt".
Richtigkeit
Sie haben stets die Möglichkeit die gespeicherten personenbezogenen Daten der Kandidat·innen innerhalb Ihres Unternehmenskontos zu aktualisieren und zu berichtigen. Kandidat·innen können die Änderungen ebenso jederzeit selbst im Kandidat·innen-Profil vornehmen.
Löschbegehren
Kandidat·innen haben das Recht auf Vergessen (Löschbegehren).
Als Kandidat·in das Löschbegehren anfordern
Kandidat·innen können das Löschbegehren im eigenen Profil beantragen:
- indem sie auf den Pfeil neben ihrem Namen klicken
- in der Liste „Einstellungen“ auswählen
- und ganz unten auf der Seite bei „Account löschen “
- den „Löschbegehren beantragen“-Button betätigen.
Die im Text erwähnte Frist ist abhängig von der von Ihnen festgelegten „Frist für die Speicherung der bewerbungsbezogenen Daten“ ― 6 Monate sind hier nur exemplarisch. Dieser Text kann individuell angepasst werden.
Im folgenden Dialog wird der·die Kandidat·in nochmals auf die Frist bis zur endgültigen Löschung hingewiesen. Auch hier errechnet sich das Datum der endgültigen Löschung aus der von Ihnen festgelegten „Frist für die Speicherung der bewerbungsbezogenen Daten“ und beginnt mit Antragstellung.
Der Erhalt des Löschbegehrens wird nach Bestätigung in den Einstellungen angezeigt.
Als Recruiter·in das Löschbegehren anfordern
Sie können auf Wunsch Ihrer Kandidat·innen das Löschbegehren im Kandidat·innen-Profil anfordern. Sie finden dazu am Ende des Kandidat·innen-Profils den Button „Löschbegehren anfordern“.
Nachdem Sie auf den Button geklickt haben, müssen Sie das Löschbegehren bestätigen und ― bei Bedarf ― einen Grund angeben. Die Frist hängt, wie beim Kandidaten oder der Kandidatin, von den Einstellungen der Frist für die bewerbungsbezogenen Datenspeicherung ab.
Auswirkungen des Löschbegehrens
Auswirkungen für Kandidat·innen
Der·die Kandidat·in erhält während dieser Frist keine automatisierten Nachrichten vom System, wie z.B. Job-Newsletter, Massen-E-Mails oder Nachrichten, die aufgrund von automatisierten Workflows verschickt werden würden.
Der·die Kandidat·in kann sich während des Löschbegehrens auch nicht für eine andere Stelle bei Ihrem Unternehmen bewerben. Folgende Information wird angezeigt, sobald die Person auf den „Jetzt bewerben“-Button klickt: „Sie können sich nicht mehr auf eine offene Stelle bewerben, da Sie das Löschbegehren beantragt haben. Um dies zu widerrufen, öffnen Sie bitte Ihre Einstellungen auf der folgenden Seite.”
Auswirkungen für Recruiter·innen
Sie können Kandidat·innen keine Fragebögen, Einladungen zu Assessments oder Einladungen zur verlängerten Datenspeicherung (Talent Pool) senden. Außerdem können Sie Kandidat·innen keine neuen Jobs zuweisen.
Sie können jedoch Kandidat·innen eine manuelle Nachricht senden, um bei etwaigen Klarstellungen oder bzgl. des Löschbegehrens diese auch gut dokumentiert zu verschicken. Sie werden allerdings darauf hingewiesen, dass der·die Kandidat·in das Löschbegehren initiiert hat.
Bitte beachten Sie, dass Kandidat·innen nicht mehr in der regulären Kandidat·innen-Liste angezeigt werden. In der Kandidat·innen-Liste steht Ihnen jedoch ein spezieller Filter zur Verfügung, um die Kandidat·innen, die sich im Löschbegehren-Verfahren befinden, anzuzeigen. Klicken Sie dazu auf den Button „Mehr“ (1) und aktivieren Sie den Filter „Nur Kandidat·innen im Löschbegehren-Prozess“ (2).
Endgültige automatische Löschung
Nach Ablauf der Frist werden die persönlichen Daten der Kandidat·innen automatisch im Unternehmenskonto gelöscht. Die Kandidat·innen erhalten optional eine Benachrichtigung in Form einer E-Mail (der Text ist frei wählbar).
Widerruf des Löschbegehrens
Das Löschbegehren kann sowohl von Kandidat·innen als auch von Recruiter·innen widerrufen werden.
Als Kandidat·in das Löschbegehren widerrufen
Kandidat·innen können das Löschbegehren im eigenen Profil widerrufen, indem sie auf den Pfeil neben ihrem Namen klicken (1), in der Liste „Einstellungen“ (2) auswählen und ganz unten auf der Seite bei „Account löschen “ (3) den „Löschbegehren widerrufen“-Button (4) betätigen.
Nach Bestätigung des Widerrufes kann der·die Kandidat·in wieder aktiv an Bewerbungsprozessen teilnehmen.
Der·die Kandidat·in kann eine Bestätigungsmail erhalten, sofern Sie diese aktiviert haben (siehe oben). Außerdem wird dieser Vorgang im Aktivitätslog vermerkt und ― falls aktiviert ― auch eine Benachrichtigung an alle Recruiter·innen ausgesandt.
Als Recruiter·in im Auftrag der Kandidat·innen Löschbegehren widerrufen
Auf Wunsch des Kandidaten oder der Kandidatin kann das Löschbegehren innerhalb der Frist auch widerrufen werden. Diese Option steht Ihnen direkt am Anfang des Kandidat·innen-Profils zur Verfügung.
Nach Bestätigung des Widerrufes (optional mit Angabe eines Grundes), kann der·die Kandidat·in wieder am Bewerbungsprozess teilnehmen.
Der·die Kandidat·in kann eine Bestätigungsmail erhalten, sofern Sie diese aktiviert haben (siehe oben). Außerdem wird dieser Vorgang im Aktivitätslog vermerkt und auch, falls aktiviert, eine Benachrichtigung an alle Recruiter·innen ausgesandt.
Kommunikation im Rahmen des Löschbegehrens
Aktivitätslog
Die Beantragung des Löschbegehrens wird im Aktivitätsprotokoll vermerkt. Das Protokoll vermerkt wer das Löschbegehren beantragt hat und im Falle der Recruiter·innen auch den optionalen Grund. Falls das Löschbegehren widerrufen wird, wird auch diese Aktivität vermerkt.
Bestätigungsmail
Der Inhalt des E-Mails an die Kandidat·innen kann unter „Einstellungen“ (1) > „Nachrichten“ (2) > „Benachrichtigung an Bewerber“ (3) frei definiert werden. Zusätzlich können Sie hier auch die Benachrichtigungen deaktivieren (4).
Bei der Beantragung des Löschbegehrens erhält beispielsweise der·die Kandidat·in folgende Bestätigungsmail. Der Inhalt entspricht dem Standardtext.
Benachrichtigung an Recruiter·innen
Auf Wunsch können Sie auch eine Benachrichtigung über die Anforderung und den Widerruf von Löschbegehren erhalten. Gehen Sie dazu zu „Mein Profil“ (1) > „Benachrichtigungen“ (2) > „DSGVO“ (3).
Damit können alle Recruiter·innen benachrichtigt werden, welche Zugriff auf den Kandidaten oder die Kandidatin haben.
Datenschutzhinweis und -erklärung für Kandidat·innen & Datenschutzkontakt
Unter „Einstellungen“ (1) > „Datenschutz“ (2) > „Datenschutzhinweis/Datenschutzerklärung für Kandidat·innen und Datenschutzkontakt“ (3) können Sie
- die Informationen zur Datenverarbeitung von onlyfy einsehen (4) und
- Ihre Datenschutzerklärung (5) bzw.
- den Datenschutzkontakt Ihres Unternehmens hinterlegen (6).
Informationen zur Datenverarbeitung von onlyfy
In diesem Bereich können Sie die Informationen zur Datenverarbeitung einsehen. Diese bilden den ersten Teil der Datenschutzerklärung für Kandidat·innen und sind nicht editierbar.
Der zweite Teil sind Informationen zur Datenverarbeitung Ihres Unternehmens. Die Details zum zweiten Teil zeigen wir Ihnen nächsten Abschnitt.
Beide Teile sind Bestandteil der Datenschutzerklärung für Kandidat·innen.
Informationen zur Datenverarbeitung von Ihrem Unternehmensaccount & Datenschutzkontakt
Hinterlegen Sie hier die Datenschutzerklärung Ihres Unternehmens für Kandidat·innen unter „Informationen zur Datenverarbeitung von NAME IHRER FIRMA“ oder passen Sie die bereits hinterlegte Mustervorlage an.
Diese wird auf allen, für Kandidat·innen sichtbaren Seiten, wie im Kandidat·innen-Center unter ihre-subdomain.onlyfy.jobs/policy, Bewerbungsprozess sowie in E-Mail-Benachrichtigungen verlinkt. Standardmäßig ist eine Mustervorlage zur Datenschutzerklärung für Kandidat·innen bereits hinterlegt. Sie müssen diese Vorlage anpassen oder Ihre eigene Datenschutzerklärung hochladen. Gerne können Sie die Datenschutzerklärung auch in unterschiedlichen Sprachen hinterlegen.
Im Text der Datenschutzerklärung können Sie die Platzhalter für den Unternehmensnamen sowie die Kontaktdaten Ihres Datenschutzkontaktes (Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse) hinterlegen. Bitte füllen Sie die Informationen des Datenschutzkontaktes unter „Datenschutzkontakt Ihres Unternehmens“ vorab aus.
Die aktuelle Mustervorlage der Datenschutzerklärung finden Sie immer hier oder direkt im Bewerbungsmanager unter „Einstellungen“ (1) > „Datenschutz“ (2).
Wenn Sie die Datenschutzerklärung zurücksetzen, kommen Sie direkt in die neueste Version.
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Achtung! Sobald Sie auf den Button „Zurücksetzen“ klicken, gehen Ihre Änderungen verloren und müssen neu eingefügt werden.
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Datenschutzhinweis im Falle von manuell erstellten Kandidat·innen-Profilen
Bitte informieren Sie Ihre Kandidat·innen, die sich nicht direkt über den Bewerbungslink für eine Stelle bewerben und daher manuell von Ihnen angelegt werden, immer vorab über die Datenverarbeitung.
Zusätzlich erhalten die manuell angelegten Kandidat·innen über die Profil-Erstellung automatisch eine Bestätigung per E-Mail.
Generell empfehlen wir Ihnen statt der manuellen Anlage Ihrer Kandidat-innen den Link zur online Bewerbung weiterzuleiten und sie zu bitten, sich online zu bewerben. Somit stellen Sie sicher, dass die Kandidat·innen auf jeden Fall über den Datenschutz informiert werden.