Das Verschicken von einem oder mehreren Remindern ist fester Bestandteil der Active Sourcing Kommunikation. Auch wenn es andere Meinungen und Vorgehensweisen gibt, die durchaus erfolgreich sein können: Wichtig ist es, dass die erste Ansprache der Kandidaten wertschätzend erfolgt und keine Massenrundmailings verschickt werden.
Sie möchten einen Reminder formulieren, sind sich aber unsicher, was es dabei zu beachten gibt? Hier erhalten Sie wertvolle Tipps, mit denen Sie Ihre Erinnerung freundlich, aber effektiv verfassen.
1. Anliegen schon im Betreff klarmachen
Wenn Sie einen Reminder verfassen, sollten Sie dies schon im Betreff ankündigen. Wenn der/die Kandidat·in das Postfach überfliegt, wird Ihre Mail die Aufmerksamkeit aktivieren, da schon durch den Betreff die Wichtigkeit ausgedrückt wird.
Sie können dafür klassisch auf „Erinnerung: Ausstehende Antwort / Offene Frage“ etc. setzen. Daraus geht sofort hervor, worum es in Ihrer Mail geht und dass sie wichtig ist.
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Versuchen Sie es auch mal mit einer anderen Art, indem Sie sich verabschieden. In einer letzten Nachricht verabschieden Sie sich mit der Information, dass sie den Kontaktierten nicht mehr anschreiben werden. Recruiter haben dann gerade die Erfahrung gemacht, dass diese letzte Verabschiedung die Antworten bringt.
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2. Unbeantwortete Nachricht nicht in den Mittelpunkt stellen
Die Bereitschaft, auf eine E-Mail zu reagieren, ist umso geringer, je schlechter das Gewissen des Kandidaten ist. Knüpfen Sie deshalb lediglich locker an Ihre vorherige Nachricht an und legen Sie den Fokus auf Ihr eigentliches Anliegen.
3. Botschaft auf den Punkt bringen
Wenn Sie eine Reminder-E-Mail verfassen, sollten Sie sich kurz halten. Thematisieren Sie im ersten Satz nach der Begrüßung, worum es geht. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum, sondern drücken Sie Ihre Botschaft in konkreten Worten aus. Dabei kann es hilfreich sein, eine Aufforderung einzubauen – vor allem, wenn die Angelegenheit dringend ist.
4. Hartnäckig bleiben
Gerade High Potentials bekommen täglich eine Vielzahl an Nachrichten. Beweisen Sie, dass Sie es wirklich ernst meinen, indem Sie sich durch eine oder sogar mehrere unbeantwortete Nachrichten nicht abwimmeln lassen. Zeigen Sie, dass Sie echtes Interesse an dieser Person haben.
5. Freundliche Grußformeln nutzen
Wenn Sie eine Reminder-E-Mail schreiben, sollten Sie dabei höflich bleiben. Dazu zählt auch, dass Sie gängige Grußformeln verwenden. Starten Sie Ihre Nachricht also nicht gleich mit einer Handlungsaufforderung. Nutzen Sie vielmehr eine übliche Begrüßung.
Auch am Ende Ihrer Nachricht sollten Sie freundlich bleiben und eine geeignete Schlussformulierung nutzen. Orientieren Sie sich dabei einfach an dem vorherigen Kontakt mit dem Empfänger.
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Versuchen Sie es mit einer anderen Schlussformel und einem neuen Call-to-Action. Haben Sie beispielsweise beim letzten Mal um ein Treffen gebeten, versuchen Sie es nun mit einem Rückruf.
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6. Kandidat·innen genügend Zeit zum Antworten geben
Setzen Sie die/den Kandidat·in auf keinen Fall unter Druck, indem Sie gleich am Folgetag eine neue E-Mail versenden. Das ist nicht hartnäckig, sondern wirkt schnell verzweifelt. Eine Woche sollte mindestens vergehen, bis Sie erneut Kontakt aufnehmen.
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Schon mal überlegt, ChatGPT für Reminder-Mails zu verwenden? Hier gibt es ein konkretes Beispiel.
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