Sowohl die Zusammenarbeit im Team als auch mit verschiedenen Teams kann zweifellos herausfordernd sein. Der onlyfy Bewerbungsmanager bietet Ihnen die Möglichkeit, einen unkomplizierten Weg für Ihr Team zu finden.
Zugriffe einrichten
Um die Arbeit im Team zu erleichtern, empfehlen wir Ihnen zuerst die Zuständigkeiten zu klären. Beantworten Sie dazu folgende Fragen:
- Welche Kolleg·innen sollen Zugriff auf den onlyfy Bewerbungsmanager erhalten?
- Welche Rolle haben diese Personen? Welcher Berechtigungsgruppe sollen diese Personen zugeordnet werden?
- Welche Rechte sollen die einzelnen Berechtigungsgruppen erhalten?
- Welche Benachrichtigungen sollen die einzelnen Berechtigungsgruppen bekommen?
Um den Einstieg zu erleichtern, stehen Ihnen im Bewerbungsmanager standardmäßig vier Berechtigungsgruppen zur Verfügung: Admin, Recruiter, Interviewer, Fachabteilung. Für diese Berechtigungsgruppen haben wir auch die Rechte und Benachrichtigungen entsprechend aufgesetzt. Selbstverständlich können Sie alle Einstellungen an Ihre Bedürfnisse anpassen und auch eigene Gruppen hinzufügen.
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Bitte beachten Sie, dass diese Anpassungen nur von Personen mit Admin-Rechten vorgenommen werden können.
Haben Sie keine Admin-Rechte? In diesem Fall kontaktieren Sie den·die zuständige·n Admin in Ihrem Unternehmen, damit diese·r die entsprechenden Zugänge im Bewerbungsmanager einrichten bzw. anpassen kann.
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Folgende Artikel helfen Ihnen bei den einzelnen Einstellungen und Anpassungen:
- Benutzer·innen im Bewerbungsmanager anlegen
- Berechtigungsgruppen
- Standardisierte Berechtigungsgruppen
- Benachrichtigungseinstellungen für Berechtigungsgruppen
Recruiter-Teams bilden
Neben Berechtigungsgruppen können Sie im Bewerbungsmanager auch sogenannte Recruiter-Teams (auch Job-Teams genannt) erstellen. Recruiter-Teams helfen Ihnen, Kolleg·innen aus verschiedenen Teams mit unterschiedlichen Berechtigungen zu bündeln.
Suchen Sie beispielsweise oft nach neuen Sales Talenten? Erstellen Sie ein Recruiter-Team mit allen Kolleg·innen, die gemeinsam an der Rekrutierung neuer Sales-Mitarbeiter·innen arbeiten. So stellen Sie sicher, dass alle Kolleg·innen in den Ablauf involviert sind.
Recruiter-Teams können von Personen mit Admin-Rechten erstellt werden. Unser Artikel „Recruiter-Teams mit dem Bewerbungsmanager verwalten“ hilft Ihnen dabei.
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Bitte beachten Sie, dass die Sichtbarkeit von Jobs und Kandidat·innen nicht nur von den allgemeinen Einstellungen der einzelnen Berechtigungsgruppen abhängt!
Die Sichtbarkeit wird auch durch die Einstellungen im Recruiting-Prozess beeinflusst. Vergewissern Sie sich, dass die Sichtbarkeit in den einzelnen Status-Schritten für die gewünschten Berechtigungsgruppen sichergestellt ist.
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Kommunikation im Team
Kolleg·innen taggen
Direkt im Kandidat·innen-Profil sehen Sie unter „Aktivitäten / Nachrichten“ alle E-Mails (Nachrichten) und Systemnachrichten (Aktivitäten) zum·r jeweiligen Kandidat·in. Unter jedem Eintrag haben Sie die Möglichkeit einen Kommentar zu hinterlassen, der für alle Personen, die Zugriff auf das Profil haben, sichtbar ist.
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Bitte beachten Sie, dass hier veröffentlichte Kommentare aus Gründen der Nachvollziehbarkeit nicht mehr verändert oder gelöscht werden können.
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Möchten Sie die Informationen direkt mit einem oder mehreren Ihrer Kolleg·innen teilen? Markieren Sie Ihre Kolleg·innen im Kommentar, indem Sie das @-Zeichen verwenden ― gefolgt vom Namen der gewünschten Person.
Haben Sie eine Person markiert? In diesem Fall wird die jeweilige Person, je nach Systemeinstellung, per E-Mail und/oder via In-App-Benachrichtigung automatisch informiert.
Benachrichtigungseinstellungen
Die Benachrichtigungseinstellungen werden im ersten Schritt zentralisiert von Ihrem·r Admin eingerichtet („Einstellungen“ > „Zugriffsverwaltung“ > „Berechtigungsgruppen“ > die drei Punkte neben der gewünschten Gruppe anklicken > „Benachrichtigungseinstellungen“).
Der·die Admin kann festlegen, welche Benachrichtigungen die jeweilige Gruppe erhalten soll und ob diese Benachrichtigungseinstellungen von den einzelnen Benutzer·innen individuell angepasst werden können. Anschließend kann jede·r Benutzer·in unter „Mein Profil“ > „Benachrichtigungen“ die Benachrichtigungseinstellungen für sich persönlich anpassen.
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Wurde die individuelle Anpassung von dem·r Admin nicht eingeschränkt, so können Benutzer·innen die Benachrichtigungen auch deaktivieren. In diesem Fall werden die jeweiligen Personen nicht benachrichtigt, auch wenn sie markiert wurden.
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Interne Dateianhänge
Nutzen Sie einen Bewertungsbogen für die Bewerbungsgespräche? Sie können dieses Dokument direkt in das Kandidat·innen-Profil hochladen. So können alle Kolleg·innen, die Zugriff auf das Profil haben, das Dokument einsehen.
Öffnen Sie dazu das gewünschte Kandidat·innen-Profil und klicken rechts unter „Dateianhänge“ auf „Hinzufügen“ oder ziehen Sie die Datei direkt von Ihrem Computer auf das Feld „Drag & Drop hier“.
Bei Dateien, die Sie selbst hochladen, können Sie festlegen, ob diese nur intern oder auch extern, für Kandidat·innen, sichtbar sein sollen. Achten Sie bei internen Dokumenten, wie z. B. beim Bewertungsbogen, dass Sie diese nicht extern teilen!
Die Sichtbarkeit steuern Sie mit dem Augen-Symbol:
- Durchgestrichenes Auge: Dokument nur intern sichtbar.
- Offenes Auge: Dokument auch extern für die jeweiligen Kandidat·innen sichtbar.
Zusatzdatenfelder & -fragen
Wichtige Informationen zu den Bewerber·innen, wie z. B. Gehaltsvorstellungen oder frühestmöglicher Eintrittstermin, können Sie auch als Zusatzfrage im Kandidat·innen-Profil hinterlegen.
So geht es:
Schritt 1: Eine Person aus Ihrem Team, die über Admin-Rechte verfügt, erstellt die Fragen als Zusatzfrage unter „Einstellungen“ (1) > „Bewerbungen“ (2) > „Zusatzfragen“ (3).
Im Artikel „Zusatzfragen und Fragebögen erstellen“ haben wir Ihnen den genauen Ablauf zusammengefasst.
Schritt 2: Öffnen Sie nun das gewünschte Kandidat·innen-Profil und unter „Zusatz-Datenfelder“ finden Sie die Zusatzfragen. Klicken Sie auf „Hinzufügen“ (1) und wählen die gewünschte Frage aus der Liste aus. Geben Sie die Antwort auf die Frage in das nächste Feld ein und speichern Sie Ihre Eingaben.
Möchten Sie die Antwort bearbeiten? Klicken Sie dazu auf „Bearbeiten“ (2).
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Legen Sie ein Notiz-Feld als Zusatzfrage an. Hier können Sie und Ihre Kolleg·innen Anmerkungen zu der jeweiligen Person hinterlassen.
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Prozesse automatisieren
Die automatisierten Workflows helfen Ihnen nicht nur bei Routineaufgaben, wie Absagen verschicken, sondern auch bei der Zusammenarbeit mit Ihren Kolleg·innen. Automatisieren Sie beispielsweise Aufgaben oder Erinnerungen an Ihre Kolleg·innen in nur wenigen Schritten.
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Bitte beachten Sie, dass diese Anpassungen nur von Personen mit Admin-Rechten vorgenommen werden können. Wenn Sie keine Admin-Rechte haben, wenden Sie sich bitte an die zuständige Person in Ihrem Unternehmen.
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Im Folgenden finden Sie zwei Beispiele für den Einsatz von automatisierten Workflows.
Nachricht an Recruiter·in
Erstellen Sie jetzt mit uns eine automatisierte Nachricht zur Terminkoordination.
Beschreibung des Workflows
Wenn der Bewerbungsstatus vor 2 Minuten auf „Interview erwünscht“ geändert wurde, soll eine Benachrichtigung an den·die Recruiter·in gesendet werden, mit der Bitte, dass er·sie einen Termin vereinbaren soll.
Workflow-Einstellungen
Gehen Sie in die „Einstellungen“ (1) > „Automatisierte Workflows“ (2) und klicken auf „Neuer Workflow“ (3). Ändern Sie die Parameter wie folgt:
- Workflow nach einer bestimmten Zeit auslösen: „Letzte Änderung des Bewerbungsstatus“
- WENN Folgendes zutrifft (4): Letzte Änderung des Bewerbungsstatus liegt 2 Minuten zurück
- Fügen Sie noch eine Bedingung hinzu, indem Sie auf „+ UND Bedingung“ klicken.
- Definieren Sie die Bedingung (5): „Bewerbungsstatus“ „IST“ „INTERVIEW ERWÜNSCHT“
- DANN soll diese Aktion ausgeführt werden (6):
Aktion: Benachrichtigung an Recruiter
Nachricht hinzufügen:
Betreff: Terminkoordination
Empfänger: Entsprechend der Einstellungen des Bewerbungsstatus
Nachricht: Fügen Sie hier Ihre Nachricht ein. Zum Beispiel: Bitte Termin für das erste Interview mit Kandidat·in vereinbaren. - Vergeben Sie im letzten Schritt Ihrem Workflow einen Titel (beispielsweise „Nachricht an Recruiter·in - Terminkoordination“) und speichern Sie Ihren Workflow.
Erinnerung an Recruiter·in
Erstellen Sie nun mit uns eine automatisierte Erinnerung, um die Prüfung der Unterlagen zu veranlassen.
Beschreibung des Workflows
Wenn der Bewerbungsstatus „DOKUMENTE ANGEFORDERT“ ist und zuletzt vor 5 Tagen aktualisiert wurde, soll eine Benachrichtigung an den·die Recruiter·in gesendet werden, mit der Bitte, zu überprüfen, ob die angeforderten Unterlagen eingegangen sind.
Workflow-Einstellungen
Gehen Sie in die „Einstellungen“ (1) > „Automatisierte Workflows“ (2) und klicken auf „Neuer Workflow“ (3). Ändern Sie die Parameter wie folgt:
- Workflow nach einer bestimmten Zeit auslösen: „Letzte Änderung des Bewerbungsstatus“
- WENN Folgendes zutrifft (4): Letzte Änderung des Bewerbungsstatus liegt 5 Tage zurück
- Fügen Sie noch eine Bedingung hinzu, indem Sie auf „+ UND Bedingung“ klicken.
- Definieren Sie die Bedingung (5): „Bewerbungsstatus“ „IST“ „DOKUMENTE ANGEFORDERT“
- DANN soll diese Aktion ausgeführt werden (6):
Aktion: Benachrichtigung an Recruiter
Nachricht hinzufügen:
Betreff: Dokumente prüfen
Empfänger: Entsprechend der Einstellungen des Bewerbungsstatus
Nachricht: Fügen Sie hier Ihre Nachricht ein. Zum Beispiel: Dokumente wurden angefordert, bitte prüfen, ob diese bereits angekommen sind. - Vergeben Sie im letzten Schritt Ihrem Workflow einen Titel (beispielsweise „Erinnerung an Recruiter·in - Dokumente prüfen“) und speichern Sie Ihren Workflow.
Möchten Sie noch mehr über die automatisierten Workflows erfahren? Wir empfehlen Ihnen folgende Artikel: