Dieser Artikel enthält eine ausführliche Übersicht aller Berechtigungen für die Verwaltung der Benutzer·innen im Bewerbungsmanager.
Berechtigungsgruppen verwalten
Mit Hilfe von Berechtigungsgruppen können Sie, als Administrator, Zugriffsrechte und Benachrichtigungsoptionen für Ihre verschiedenen Nutzer·innen-Segmente festlegen.
- Melden Sie sich dazu im Bewerbungsmanager an und gehen dann zu „Einstellungen“ (1).
- Wählen Sie „Zugriffsverwaltung“ (2) > „Berechtigungsgruppen“ (3) aus. Nun können Sie entweder eine neue Gruppe anlegen (4) oder eine bestehende Gruppe bearbeiten (5).
Neue Berechtigungsgruppe anlegen
Klicken Sie auf „Berechtigungsgruppe hinzufügen“ (1), um eine neue Gruppe zu erstellen und füllen Sie die folgenden Kategorien entsprechend aus:
- „Allgemein“ (2): Vergeben Sie in diesem Bereich einen Namen und definieren die Rollenzugehörigkeit (Fachabteilung, Recruiting, Andere). Zusätzlich können Sie eine Beschreibung hinzufügen (maximale Anzahl der Zeichen: 160).
- „Zugriff“ (3): In diesem Bereich legen Sie die Zugriffsrechte für die jeweilige Berechtigungsgruppe fest. Sie finden die Beschreibung der einzelnen Zugriffe in diesem Artikel im Kapitel „Zugriffe im Detail“.
Berechtigungsgruppe bearbeiten
Um eine Gruppe zu bearbeiten, klicken Sie bei der gewünschten Berechtigungsgruppe auf „Bearbeiten“ (1). Nun haben Sie die Möglichkeit sowohl die allgemeinen Angaben (2), wie Name, Rollenzugehörigkeit und Beschreibung, sowie die Zugriffe (3) anzupassen.
Zugriffe im Detail
Die Beschreibung der einzelnen Zugriffe finden Sie in den folgenden Kapiteln.
Mit einem Klick können Sie einzelne Zugriffe aktivieren (Button grün) / deaktivieren (Button grau) oder alle Zugriffe der ausgewählten Hauptkategorien gleichzeitig, indem Sie „Alle aktivieren“ anklicken.
Allgemein
| Zugriff | Beschreibung |
|---|---|
| können Benutzer aus diesem Account bearbeiten. |
Benutzer·innen können andere bearbeiten, indem sie unter „Einstellungen“ > „Zugriffsverwaltung“ > „Benutzer“ auf „Bearbeiten“ klicken. Folgende Daten können bearbeitet werden: Berechtigungsgruppe, E-Mail, Geschlecht, Vor- und Nachname, Telefonnummer. |
| können Benutzer aus diesem Account entfernen. |
Benutzer·innen können andere entfernen, indem sie unter „Einstellungen“ > „Zugriffsverwaltung“ > „Benutzer“ auf „Entfernen“ klicken. Achtung! Benutzer·innen werden nicht vollständig gelöscht, sondern nur aus dem jeweiligen Account entfernt. Somit können sie weiterhin auf andere Konten zugreifen (falls sie Zugriff auf weitere Konten haben). |
| können neue Benutzer zu diesem Account hinzufügen. | Benutzer·innen können neue Personen einladen oder zum Account hinzufügen, indem sie unter „Einstellungen“ > „Zugriffsverwaltung“ > „Benutzer“ auf „Neue Benutzer anlegen“ klicken. |
| können Daten und Verantwortlichkeiten von einem Benutzer auf einen anderen übertragen (d.h. eine Übergabe durchführen). |
Benutzer·innen können Verantwortlichkeiten und Daten auf andere übertragen, indem sie unter „Einstellungen“ > „Zugriffsverwaltung“ > „Benutzer“ auf „Übergabe“ klicken. Folgende Daten können übertragen werden: Jobs, Kandidat·innen, Recruiter-Teams und diverse weitere Einstellungen, wie Berechtigungsgruppen, Bewertungen, private Notizen, Onboarding-Schritte, Nachrichten, Statusänderungen und Kommentare. |
| können Mitglieder einer Berechtigungsgruppe zuweisen. |
Berechtigungsgruppen ermöglichen die Festlegung von Zugriffsrechten und Benachrichtigungsoptionen für verschiedene Benutzer·innen-Segmente. Personen mit diesem Recht können aktive Benutzer·innen zu Berechtigungsgruppen hinzufügen. Dazu geht man in die „Einstellungen“ > „Zugriffsverwaltung“ > „Benutzer“, wählt die gewünschte Person aus, klickt auf „Bearbeiten“ und wählt unter „Berechtigungsgruppe“ die gewünschte Gruppe aus dem Drop-down-Menü aus. |
| können Bewerbungsprozess-Vorlagen bearbeiten. | Benutzer·innen können unter „Einstellungen“ > „Bewerbungen“ > „Bewerbungsprozess“ einen Bewerbungsprozess anlegen, indem sie auf „Bewerbungsprozess hinzufügen“ klicken. |
| können Zusatzfragen und Fragebögen verwalten | Benutzer·innen können neue Zusatzfragen und Fragebögen erstellen und bestehende bearbeiten.
|
| können die Institution / Bereich eines Jobs ändern. | Benutzer·innen können die Institution beim Erstellen oder Bearbeiten eines Jobs selbst ändern (im Job unter „Job-Details“). |
| können einem Recruiter-Team hinzugefügt werden. | Personen mit diesem Recht können selbst zu einem Recruiter-Team hinzugefügt werden. Dazu klickt man unter „Einstellungen“ > „Zugriffsverwaltung“ > „Recruiter-Teams“ neben dem gewünschten Recruiter-Team auf „Bearbeiten“. |
| können überfällige Bewerbungen im Dashboard sehen. |
Benutzer·innen können überfällige Bewerbungen sehen: sowohl am Dashboard (unter „Ihre Jobs“) oder unter „Jobs“. Überfällig sind Bewerbungen, wenn sie sich länger in einem Bewerbungsschritt befinden, als vorgegeben. Die Einstellungen dazu können unter „Einstellungen“ > „Bewerbungen“ > „Recruiting-Prozess“ > „Ablauf bearbeiten“ definiert werden (beim gewünschten Schritt unter „Erinnerung aus/ein"). |
| kann Assessment-Ergebnisse kaufen. | Altes Feature ohne Funktion. |
| kann E-Mail-Bewerbungen bestätigen. |
Das Profil der Kandidat·innen wird bei E-Mail-Bewerbungen automatisch ausgelesen. Wir empfehlen Ihnen, die Richtigkeit der Daten einmalig zu überprüfen. Personen mit dieser Berechtigung können dies im Kandidat·innen-Profil mit einem Klick auf „Profil bestätigen“ tun. |
Kandidat·innen
| Zugriff | Beschreibung |
|---|---|
| können Kandidat·innen nach Alter filtern (dieser Filter steht ansonsten nicht zur Verfügung). | Benutzer·innen können in der Kandidat·innen-Liste (in der allgemeinen und in der job-spezifischen) nach Alter filtern, wenn sie neben der Filterleiste auf „Mehr“ klicken. |
| können unfertige Bewerbungen sehen. | Benutzer·innen können in der Kandidat·innen-Liste (in der allgemeinen und in der job-spezifischen) nach nicht fertig gestellten Bewerbungen filtern. Dazu klickt man neben der Filterleiste auf „Mehr“ und wählt anschließend unter „Bewerbungsverwaltung“ die Option „Abgeschlossen/Nicht abgeschlossen“ aus. |
| können nach Initiativbewerbern filtern. | Benutzer·innen können in der allgemeinen Kandidat·innen-Liste nach Initiativbewerbungen filtern. Dazu klickt man neben der Filterleiste auf „Mehr“ und wählt anschließend unter „Job“ die Option „Inititativbewerbungen“ aus. |
| können Bewertungen von Kandidat·innen sehen. | Benutzer·innen können die Funktion „Sterne-Bewertungen“ sehen und selbst Kandidat·innen mit Sternen bewerten ― sowohl direkt im Kandidat·innen-Profil, als auch in der job-spezifischen Kandidat·innen-Liste. |
| können die Bewertungen von Kandidat·innen durch andere Benutzer·innen sehen. | Benutzer·innen können sowohl den Durchschnittswert der „Sterne-Bewertungen“, als auch die einzelnen Bewertungen aller Kolleg·innen sehen (direkt im Kandidat·innen-Profil und in der job-spezifischen Kandidat·innen-Liste). |
| können die Tags von Kandidat·innen sehen. | Benutzer·innen können die von anderen Benutzer·innen vergebenen Tags im Kandidat·innen-Profil einsehen. |
| können die Tags von Kandidat·innen bearbeiten. | Benutzer·innen können die von anderen Benutzer·innen vergebenen Tags im Kandidat·innen-Profil bearbeiten. |
| können Kandidat·innen einladen, sich für einen bestimmten Job zu bewerben. |
Benutzer·innen mit diesem Recht haben die Möglichkeit Kandidat·innen per E-Mail einzuladen, sich für einen bestimmten Job zu bewerben. Dazu klickt man im Kandidat·innen-Profil auf „Kontaktieren“ > „Zur Bewerbung einladen“. |
| können Kandidat·innen zu einem Online-Assessment einladen. | Altes Feature ohne Funktion. |
| können Kandidat·innen zu Fragebögen einladen. | Sowohl über die Kandidat·innen-Liste als auch über das Kandidat·innen-Profil können die Benutzer·innen einen Fragebogen an die Kandidat·innen versenden.
|
| können Kandidat·innen manuell einem Job zuweisen (d.h. manuell eine Bewerbung erstellen und zurückziehen). | Benutzer·innen können Kandidat·innen in ihrem Profil einen Job zuweisen, indem sie auf „Einem Job zuordnen“ klicken und im nächsten Fenster die erforderlichen Angaben eintragen. Gleichzeitig können Benutzer·innen über die Schaltfläche „Vorhandene Bewerbung zurückziehen“ die vorherige Bewerbung zurückziehen. |
| können Kandidat·innen hinzufügen. | Benutzer·innen können manuell Kandidat·innen-Profile erstellen, indem Sie in der Kandidat·innen-Liste auf „Hinzufügen“ klicken. |
| können Kandidat·innen löschen. | Benutzer·innen können manuell Kandidat·innen-Profile inkl. aller Daten löschen. Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun:
|
| können Informationen von Kandidat·innen bearbeiten (z. B. Kontaktinformationen, Lebenslauf, etc.). | Benutzer·innen können die Informationen im Kandidat·innen-Profil bearbeiten. |
| können die Antworten eines·einer Kandidat·in auf Fragebögen sehen. | Mit diesem Zugriff können die Antworten der Kandidat·innen auf die Fragebögen im Kandidat·innen-Profil eingesehen werden. |
| können die Antworten eines·einer Kandidat·in auf Fragebögen bearbeiten. | Mit diesem Zugriff können die Antworten der Kandidat·innen auf die Fragebögen im Kandidat·innen-Profil bearbeitet werden. |
| können den "Aktivitäts"-Feed in einem Kandidatenprofil sehen. | Benutzer·innen können den Aktivitätsfeed im Kandidat·innen-Profil unter „Aktivitäten/Nachrichten“ einsehen. |
| können die Kontaktinformationen in einem Kandidatenprofil sehen. | Benutzer·innen können die Kontaktinformationen im Kandidat·innen-Profil einsehen. |
| können sensible persönlichen Daten in einem Kandidatenprofil sehen | |
| können den Lebenslauf in einem Kandidatenprofil sehen. | Benutzer·innen können den Lebenslauf im Kandidat·innen-Profil einsehen. |
| können Assessment-Ergebnisse in einem Kandidatenprofil sehen. | Altes Feature ohne Funktion. |
| können alle Bewerbungen im Kandidatenprofil sehen (auch ohne Zugriff auf den bezogenen Job). | Benutzer·innen können alle Bewerbungen über das Kandidat·innen-Profil einsehen, auch wenn sie keinen Zugriff auf die jeweiligen Jobs haben. |
| können Nachrichten in einem Kandidatenprofil sehen. | Benutzer·innen können die Nachrichten im Kandidat·innen-Profil einsehen. |
| können Empfehlungen sehen und das Interesse von Kandidat·innen an einer Bewerbung erfragen. | Die Benutzer·innen können bei den automatisch empfohlenen Kandidat·innen anfragen, ob sie an einer Bewerbung interessiert sind. |
| können Kandidatenprofile samt Bewerbungsdaten aus der Listenansicht exportieren. |
Mit diesem Zugriff können die Kandidat·innen-Profile einschließlich der Bewerbungsdaten in eine Liste exportiert werden. Man wählt dazu in der Kandidat·innen-Liste eine oder mehrere Personen aus und klickt auf „Exportieren“. |
| können Kandidatenprofil und anonymisiertes Kandidatenprofil als PDF exportieren. | Benutzer·innen können das Kandidat·innen-Profil als PDF-Datei herunterladen, indem sie direkt im Profil auf „Herunterladen“ klicken. Neben dem normalen Profil kann auch ein anonymisiertes Profil heruntergeladen werden. |
| können personenbezogene Daten von Kandidat·innen exportieren (DSGVO Auskunftspflicht). | Benutzer·innen können die persönlichen Daten aus dem Kandidat·innen-Profil herunterladen. |
| können Kandidat·innen längere Datenspeicherung (Talentpool) anbieten. | Benutzer·innen können eine längere Datenspeicherung sowohl über die Kandidat·innen-Liste als auch über das Kandidat·innen-Profil anbieten.
|
Nachrichten
| Zugriff | Beschreibung |
|---|---|
| können Nachrichtenvorlagen verwenden. | Benutzer·innen mit diesem Recht können in den Nachrichten an Kandidat·innen Nachrichtenvorlagen verwenden. |
| können Nachrichten an Kandidat·innen schicken (ansonsten ist nur das Lesen möglich). | Benutzer·innen können Nachrichten an Kandidat·innen schicken. Wenn dieser Zugriff nicht aktiviert ist, können Nachrichten nur gelesen werden, wenn der entsprechende Zugriff aktiviert ist. |
| können jederzeit Nachrichten an Kandidat·innen schicken (in diesem Fall müssen Nachrichten nicht auf einen bestimmten Job oder eine Bewerbung bezogen sein). | Benutzer·innen können jederzeit Nachrichten an Kandidat·innen senden. Diese Nachrichten sind nicht an Jobs oder Bewerbungen gebunden. |
| können Dateien an Nachrichten anhängen. | Die Benutzer·innen haben die Möglichkeit zum Anhängen von Dateien an Nachrichten. |
| können Termine erstellen und sie an Nachrichten anhängen. | Benutzer·innen können direkt über onlyfy one Termine erstellen und an Nachrichten anhängen. |
| können die persönliche Signatur verändern. | Benutzer·innen können ihre persönliche Signatur verändern und in Nachrichten einfügen. |
Jobs
| Zugriff | Beschreibung |
|---|---|
| können Jobs hinzufügen. | Benutzer·innen können Jobs erstellen. Dazu klickt man entweder auf dem Dashboard auf „Job erstellen“ oder unter „Jobs“ auf „Hinzufügen“. |
| können Jobs archivieren. | Benutzer·innen können Jobs archivieren. Dazu klickt man unter „Jobs“ auf die drei Punkte neben „Bearbeiten“ und anschließend auf „Archivieren“. |
| können Jobs löschen. | Benutzer·innen können Jobs löschen. Dazu klickt man unter „Jobs“ auf die drei Punkte neben „Bearbeiten“ und danach auf „Löschen“. |
| können alle Jobs sehen und Einsicht nehmen. |
Benutzer·innen können alle Jobs sehen. Dieser Zugriff ist erforderlich, um auch Initiativbewerbungen einsehen zu können. Achtung! Die Status-Sichtbarkeit überschreibt immer die Job-Sichtbarkeit. Das bedeutet, dass Benutzer·innen nur jene Bewerbungen in den Jobs sehen können, die sich in einem Status befinden, den sie laut der Status-Sichtbarkeit auch einsehen dürfen. Die Status-Sichtbarkeit wird hier angepasst: „Einstellungen“ > „Bewerbungen“ > „Recruiting-Prozess“ > „Ablauf bearbeiten“ > bei jedem einzelnen Schritt „Bewerbung sichtbar für“. |
| können alle Jobs bearbeiten. | Benutzer·innen können alle Jobs bearbeiten. |
| können die Jobs ihrer Recruiter-Teams bearbeiten. | Benutzer·innen können nur die Jobs ihres Recruiter-Teams bearbeiten. |
| können die Jobs bearbeiten bei denen sie als Hauptkontakt angegeben sind. | Benutzer·innen können nur die Jobs bearbeiten, bei denen sie als Hauptkontakt angegeben sind. |
| können den Bewerbungsprozess eines Jobs bearbeiten. | Benutzer·innen können direkt im Job den Bewerbungsprozess bearbeiten. |
| können die Matching-Präferenzen eines Jobs bearbeiten. | Altes Feature ohne Funktion für alle Kund·innen mit einem der folgenden Pakete:
|
| können das Recruiting-Team und die entsprechenden Einstellungen für einen Job ändern. | Benutzer·innen können das Job-Team und die entsprechenden Einstellungen auf Job-Ebene anpassen. Dazu öffnen sie den gewünschten Job, gehen zum Schritt „Job-Einstellungen“ > „Job-Team“. Ist diese Berechtigung deaktiviert, so sieht man den Bereich „Job-Team“ nicht. |
| können die Job-Beschreibung und das Inserat ändern. | Benutzer·innen können beim Erstellen oder Bearbeiten eines Jobs unter „Stellenanzeige“ die Job-Beschreibung und das Inserat selbst ändern. |
| können Jobs auf Social Media veröffentlichen. | Benutzer·innen können beim Erstellen oder Bearbeiten eines Jobs unter „Job veröffentlichen" > „Auf Social Media teilen“ Jobs auf Social Media posten. Ist diese Berechtigung deaktiviert, so wird der Bereich „Auf Social Media teilen“ nicht angezeigt. |
| können aktuelle / vergangene Jobbörsen-Buchungen ansehen. | Benutzer·innen können aktuelle und vergangene Jobbörsen-Buchungen einsehen. |
| können Job-Zusatzdatenfelder anlegen oder bearbeiten. |
Personen mit Admin-Rechten können in den „Einstellungen“ > „Jobs“ > „Zusatz-Datenfelder“ neue Datenfelder hinzufügen. Ist diese Berechtigung deaktiviert, so wird der Button „Datenfeld hinzufügen“ nicht angezeigt. Personen ohne Admin-Rechte sehen beim Erstellen oder Bearbeiten eines Jobs unter „Job-Detail“ > „Zusatzfelder“ nur den Button „Verwalten“. |
| können Jobs nach der Zuordnung zu Benutzern filtern (z. B. Ersteller oder Team). | Benutzer·innen können die Jobs nach Rolle der Benutzer·innen filtern. Dazu geht man auf „Jobs“ > „Mehr“ > „Job“ > „Job Zugehörigkeit“. |
| können für Jobs, die sie sehen und ändern können, einen externen Bewerbungslink einstellen. | Benutzer·innen können beim Erstellen oder Bearbeiten eines Jobs unter „Job-Details“ > „Zusatzinformationen“ > „Bewerbungslink“ einen externen Bewerbungslink einfügen. |
| sind verantwortlich für die Veröffentlichung von Jobs (erhalten Benachrichtigung wenn ein Benutzer die Veröffentlichung beantragt) | Wenn Benutzer·innen keine Berechtigung haben, Jobs online zu veröffentlichen, so können sie eine Anfrage an die zuständige Person schicken. Diese kann anschließend den Job veröffentlichen. |
| können die Veröffentlichung von Jobs beantragen (eine Benachrichtigung wird dann an für die Veröffentlichung zuständige Benutzer gesendet). | Benutzer·innen können beim Erstellen oder Bearbeiten eines Jobs im Schritt „Job veröffentlichen“ > „Online veröffentlichen“ den Job nicht selbstständig online stellen, sondern können nur eine Anfrage an die zuständige Person schicken. |
| können Jobs im Website-Widget veröffentlichen. | Benutzer·innen können beim Erstellen oder Bearbeiten eines Jobs unter „Job veröffentlichen“ > „Online veröffentlichen“ den Job im Website-Widget veröffentlichen, indem sie die Funktion aktivieren. |
| können Jobs im Kandidaten-Center / Job-Seite veröffentlichen. | Benutzer·innen können beim Erstellen oder Bearbeiten eines Jobs unter „Job veröffentlichen“ > „Online veröffentlichen“ den Job im Kandidaten-Center veröffentlichen, indem sie die Funktion aktivieren. |
| können Jobs auf XING veröffentlichen. | Benutzer·innen können beim Erstellen oder Bearbeiten eines Jobs unter „Job veröffentlichen" > „Jobbörsen“ > „Stellenanzeigen auf XING“ Jobs auf XING veröffentlichen, insofern sie über ein XING Stellenanzeigen Kontingent verfügen. |
| können Jobbörsen buchen. | Benutzer·innen können beim Erstellen oder Bearbeiten eines Jobs unter „Job veröffentlichen“ Jobbörsen unter „Jobbörsen“ und„Kostenlos werben“ buchen. Ist diese Berechtigung deaktiviert, so werden die Bereiche „Jobbörsen“ und „Kostenlos werben“ nicht angezeigt. |
| können Job-Statistiken / -Analysen sehen. | Benutzer·innen mit dieser Berechtigung können die entsprechenden Auswertungen im jeweiligen Job unter „Job-Statistik“ einsehen. |
| können Tracking-Links sehen und bearbeiten. | Benutzer·innen können Tracking-Links sehen und in den Jobs unter „Job veröffentlichen“ bearbeiten. |
Berichte
| Zugriff | Beschreibung |
|---|---|
| können den Berichtskonfigurator verwalten: Berichte und Analysen anlegen, editieren und teilen. | Benutzer·innen können Berichte erstellen, bearbeiten und teilen. |
| können Performance-Statistiken im Dashboard sehen. | Benutzer·innen können die „Wichtigen Kennzahlen“ auf dem Dashboard einsehen. |
| können Bewertungen sehen und auswerten. | Benutzer·innen können die Bewertungen unter „Berichte“ > „Bewertungen“ ansehen und auswerten. |
Kalender
| Zugriff | Beschreibung |
|---|---|
| können Termine nur als Ersteller bearbeiten. | Benutzer·innen können Termine nur bearbeiten, wenn sie diese erstellt haben. |
| können alle Termine bearbeiten. | Benutzer·innen können alle Termine bearbeiten, d.h. sowohl eigene als auch Termine anderer Personen. |
Employer Branding
| Zugriff | Beschreibung |
|---|---|
| hat Zugriff auf den Employer Branding Bereich | Benutzer·innen haben Zugriff auf den Employer Branding Bereich. |
Marktplatz
| Zugriff | Beschreibung |
|---|---|
| kann alle Integrationen sehen | Benutzer·innen sehen alle verfügbaren Integrationsmöglichkeiten im Marketplace. |